Työelämää kuvastaa jatkuva muutos. Digitaalisuus asettaa haasteita niin isoille kuin pienille yrityksille – miten sitä voidaan hyödyntää parhaiten ja miten ”Iso D” otetaan haltuun? Missä vaiheessa voimme siirtyä puhumaan asioista ilman digi-etuliitettä ja digitaalisuuden mukana tuomat toimintamallit ovat osa sujuvampaa arkea ja työtä?
Karuimmillaan digitaalisuus ajatellaan yksittäisinä toimenpiteitä ilman kokonaiskuvaa, kuten sähköpostina, asiakirjojen “sähköistämisellä” ja PDF-tiedostoina, erilaisten tietojärjestelmien sekä teknologisten ratkaisuiden käyttöönotolla.
Osalle yrityksistä se voi tarkoittaa kokonaan uuden toimintamallin luomista, jolloin voidaan rakentaa uusia palvelu- ja liiketoimintamalleja perustuen täysin digitaalisiin kanaviin. Toisille se tarkoittaa uusien prosessien luomista, uusien toimintamallien opettelua ja se muutos, jos mikä, voi välillä ottaa pattiin.
Väliin vitsi: Jos muutosvastarinta ei ole tuttu, suosittelen aiheen alustukseen tätä pätkää.
Markkinoinnillinen näkökulma, josta aihetta usein tarkastelen, on avannut uusia mahdollisuuksia asiakkaiden tavoittamiseen sekä heidän yksilöllisempään palvelemiseen. Toivottavasti tämä tulevaisuudessa tuottaa parempia asiakaskokemuksia kanavasta huolimatta. Yritys voi avata kanavia asiakaspalvelulle ja myynnille, sekä keskustella asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa entistä reaaliaikaisemmin (esim. tarttumalla ajankohtaisiin ilmiöihin viestinnässä). Mahdollisuuksia on loputtomia kunhan niihin uskaltaa tarttua.
Tarve muutokseen voi tulla ulkopuolelta asiakkaiden siirtyessä verkkoon. Se vaatii organisaatiolta uudenlaista tapaa toimia. Vaikka oma työni on digitalisoitunutta, se ei suinkaan tarkoita että kaikkialla on näin. Jos joku toimintamalli tuottaa tuloksia, ei sen poistaminen digitaalisuuden tieltä ole aina ratkaisu. Edelleen, lähtökohta on aina asiakkaan / palvelun / tuotteen käyttäjän näkökulma.
Työelämän muutos on hidasta, vaikka olisimme tottuneita digipalveluiden käyttäjiä arkielämässä. Organisaation toimintamalli ei välttämättä taivu joustavasti tämän päivän vaatimuksiin eikä kulttuuri kannusta muutokseen. Luin aiheeseen liittyen mielenkiintoisen artikkelin [Culture for Digital Age], jossa tutkittiin organisaation menestymisen esteenä olevia tekijöitä. Mielestäni monessa yhteydessä teknologia, sen käyttö ja osaaminen nousevat puutteiksi ja näihin on kiireessä helppo vedota. Vaikka nämä tekijät ovat tutkimuksessa korkealla, nousee suurimmaksi esteeksi kulttuuri. Yrityksen kulttuuri ei ole valmis kokeiluun ja erehdyksien kautta oppimiseen. Mikään uusi ei ole itsestäänselvyys.
Markkinoinnin ”pelikentällä” tätä kuvastaa tarve toteuttaa nykyaikaista strategiaa markkinointiin ja viestintään. Uusia kanavia perustetaan usein hieman heppoisin perustein (”koska muutkin”) mutta ennen kaikkea näissä kanavissa on tavoitteena vuorovaikutus, johon monella yrityksellä ei ole osaamista eikä resurssia. On sitten kyseessä henkilöstön, sidosryhmien tai asiakkaiden kesken käyty viestintä.
Kun digitaalisuutta ajatellaan vielä pidemmälle tulevaisuuteen, sitä kuvastaa vahvasti automaatio, tekoäly ja uudet ratkaisut. Aihealueet, jotka eivät ole vielä konkretisoituneet työelämässä, mutta ovat jo saaneet jalkansa oven väliin. Muuttuneen roolin ja työn myötä digitaalisuus on avannut omaa ajatusmaailmaani ja ennen kaikkea tuonut eteen toimintamalleja, jotka eivät aiemmin olleet mahdollisia. Tässä aiheen tarkastelua hieman eri näkökulmista:
Digitaalisuus mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman työn
Tämä aihe on noussut etätyökeskustelun myötä pinnalle. Olen viimeiset kymmenen vuotta tehnyt työtä, joka ei ole paikkaan sidottu. Ainostaan hyvään internet-yhteyteen. Etätyö oli käytännössä mahdollista, mutta monessa suhteessa kulttuurinen tekijä oli vahvasti läsnä: kun näin ei ole totuttu aiemmin toimimaan, koettiin etätyö enemmänkin laiskotteluna.
Sitten on se toinen ääripää, jossa tällä hetkellä työskentelen. Teen töitä etänä n. 80 % työajasta. Tässä tapauksessa toimistopäiväkään ei tuo lähimpiä kollegoita samaan työtilaan vaan toimin usein etänä toimistollakin 🙂 Lähtökohtaisesti työni on hyvin vapaata työnteon paikan suhteen. Organisaatiossa monet asiat ja järjestelmät ovat rakennettu niin, ettei koko organisaatio toimi samassa osoitteessa vaan hajautetusti ympäri maailmaa.
Kokeilukulttuurin ja yhdessä tekemisen meininki, vastuu ja vapaus oman työn suhteen sekä mahdollisuus kehittää omaa osaamista. Videopalaverit & Slack ovat tulleet hyvin tutuiksi, mutta en pidä sitä hassumpana vaihtoehtona. Minua työntekijänä motivoi se, että annetaan riittävät edellykset työn menestykselliseen hoitamiseen. Nautin rauhallisesta ympäristöstä ilman jatkuvia keskeytyksiä, mutta pidän tiimin kesken toimimisesta ja yhdessä tekemisestä. En väheksy henkilökohtaisten tapaamisten ja läsnäolon merkitystä. Tilanteet, jossa näemme kasvokkain, antavat hurjasti virtaa omaan työhön ja syksyn pimetessä tunnistin jo merkkejä ikävästä työyhteisöä kohtaan. Tämä toimintamalli on ratkaissut minulle merkityksellisen asian, ettei uuden työn vastaanottaminen edellyttänyt esimerkiksi pääkaupunkiseudulle muuttamista.
Viestijät-sivuston blogissa oli nostettu esiin tutkimustuloksia siitä, ettei useinkaan ongelmana ole se fyysinen matka ja itse etätyö vaan vuorovaikutustaidot sekä viestintäilmapiiri. Yritykset elävät vielä eri vaiheissa etätyön suhteen, joissain se on mahdollista joka päivä, mutta vaatii jokaiselta sopeutumista erilaiseen kommunikointiin viestintäkanavien kautta.
Verkostomaisen toiminnan merkitys korostuu
Verkostot ovat aina olleet olemassa eri muodossaan, mutta digitaalisuuden myötä tullut uusia ulottuvuuksia: kuulun muutamaan ammatilliseen ryhmään, jossa pysyn hyvin perillä some-maailman uusimmista jutuista ja kanavien hetkellisistä ongelmista, verkostostani löydän mielenkiintoista luettavaa ja seuraan mitä alalla tapahtuu. Kanavien tärkeyttä korostaa se, että olen näiden kanavien myötä saanut pari edellistä työpaikkaani sekä profiilini on huomattu tulevaisuuden markkinoinnin tekijöitä etsittäessä. Verkostomainen toiminta konkretisoituu nykyajan yhteistoimistoissa. Toimimme Jyväskylässä tiloissa, joissa on mukana lähes kymmenen muuta yritystä.
Ennen kaikkea verkosto luo käyttäjälleen oman yhteisön – se voi koostua omista kavereista, omista työn tai harrastuksien kautta muodostuneista verkostoista, sekä entistä avoimemmin verkostoituvien käyttäjien yhdistelmästä. Kun puhutaan siitä, että vuorovaikutus ja kommunikointi tulee siirtymään entistä enemmän suljettuihin ryhmiin/verkostoihin, nousee tässä oma verkosto isoon rooliin. Kuinka hyvät sisällöt saadaan mukaan näihin keskusteluihin kun suosittelu tapahtuu ”suljettujen ovien” takana? Markkinoinnin näkökulmasta viestin viejän ”valta” on yksilöillä ja tämä asettaa haasteen: Yrityksien tuottamat eivät viestit saavuta silmäpareja ennen kuin viesti muotoutuu sopivaksi yksilön omaan tarpeeseen ja hänen motivaatioonsa jakaa sisältöä.
Eli aktiivisuus sosiaalisessa mediassa on ennen kaikkea vaikuttamista oman verkoston kesken: moni asia voi loksahtaa paikalle sattumalta, yksi kommentti vie asiaa eteenpäin omassa verkostossa ja se voi johtaa uuteen uraan, omien ajatuksien jakaminen saa aikaan keskustelua ja nämä kaikki palaset voivat tuoda eteen suositteluita, uusia työtarjouksia, puhujakeikkoja, koulutuksia, uusia kontakteja ja ystäviä. Edustamasi palvelun ja tuotteen tilauksia. Myyntiä.
Organisaation kehittäminen – osallistaminen ja uuden ajan johtajuus
Organisaation tärkein voimavara on sen työntekijät. Näkemyksellinen johtaja ja kannustava ilmapiiri luovat lähtökohtia, mutta jokaisella on vastuu oman osaamisen kehittämisestä. Uuden ajan johtajilta odotetaan osallistamista sekä yhteistyön ja ideoinnin pohjalta rakentamista. Ylen haastattelussa puhutaan erityisesti luovien ihmisten johtamisesta, mutta osallistamisen eri muotoja voi hyödyntää muissakin organisaatioissa ja verkostoissa.
Monesti organisaation kehittämisen kohteet ovat sellaisia, jotka vaativat muutosta ja muutosta ei voida luoda ilman ymmärrystä. Muutoksen tulee olla perusteltua sekä motivaatio ja merkitys lähteä työntekijästä itsestään; miksi näin tehdään? Jos muutos tulee ylhäältä annettuna tekijänä, on työntekijän näkökulmasta usein motivaatio matala, vaikka toivottu suunta olisi perusteltavissa yrityksen strategia-slideilla. Kukaan ei onnistu yksin.
Olen kokenut työurallani neljä isoa organisaatiomuutosta, joista 2 tapahtui parin vuoden sisään. On tärkeää, että yritys muuttuu toimintaympäristön vaatimalla tavalla, mutta useasti muutosta läpikäyneenä koin itse turhautumista. Henkilöstö koki olevansa osana ”laatikkoleikkiä” eikä käytännössä muutokseen voinut itse vaikuttaa. Vastaavasti olen työskennellyt pienessä ja ketterässä organisaatiossa, jossa pystyi itse vaikuttamaan suuntaan, johon toimintaa kehitetään. Tämä tuo taas imua ja motivaatiota omaan tekemiseen. Miten herättää yksilön motivaatio ja ”flow”, joka voi työn tuottavuuden näkökulmasta tuoda huomattavasti parempia tuloksia?
Digitaalisuus ei ole vain teknologiaa vaan se voi mahdollistaa vuorovaikutuksen reaaliaikaisesti (taas tässä tapauksessa paikasta riippumatta) sekä erilaisia viestintäkeinoja organisaation kehittämiseen. Tämä on iso muutos organisaation toimintamalleissa. Johdetaanko organisaatiota ”kulmahuoneesta käsin” ja antamalla ylhäältä valmiit käskyt vai annetaanko henkilöstölle entistä vapaammat kädet strategisen suunnan, toimintamallien ja yrityskulttuurin luomiselle?
Tähän pohdintaani liittyen seuraavia artikkeleita:
http://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/culture-for-a-digital-age.
http://www.affecto.com/fi-fi/tarinat/blogi/tieto-ja-toimistotyolaisen-maailma-muuttuu-onko-organisaatiosi-valmis/
https://www2.deloitte.com/insights/us/en/focus/tech-trends/2018/new-technology-enabled-core.html
https://areena.yle.fi/1-4198352
http://viestijat.fi/etatyomahdollisuus-vai-viihtyisa-toimisto-tyoyhteison-vuorovaikutus-voi-onnistua-molemmissa/
Sanna Virtanen 